15 Regras para quem ainda não consegue organizar seu dia (spoiler: coma o sapo vivo primeiro)

Atualmente, o conceito de gerenciamento de tempo é conhecido até mesmo por crianças que estão na pré-escola. E o assunto vai além de uma simples moda. Este é um método-chave e eficaz para aumentar a produtividade, independentemente das esferas de trabalho.

O Incrível.club reuniu dicas importantes para quem deseja realizar todas as suas tarefas dentro do prazo, mas não confia na eficácia de uma simples folha de papel com uma lista de tarefas diárias. Como podemos deixar esse processo mais moderno, para que realmente funcione?

1. Crie uma antilista de tarefas

Você não deve ter apenas o hábito de preparar uma lista de tarefas, como também uma antilista. Para isso, no lado oposto da lista, anote todos os itens importantes que você conseguiu realizar durante o dia. Por exemplo, se conseguiu fazer apenas 5 coisas entre as 10 planejadas, não há motivo para ficar triste, pois cinco tarefas adicionais que não faziam parte da lista original foram concluídas! Isso pode parecer algo simples, mas é bastante motivador.

2. Agrupe seus itens pendentes

Divida a lista de questões pendentes em três colunas: o que é obrigatório (urgente), o que é desejável (longo prazo) e o que você gostaria de fazer. Tal método irá ajudá-lo a manter um equilíbrio entre as metas de curto e longo prazo, além de não esquecer daquilo que lhe traz felicidade.

3. Não guarde as listas antigas com coisas para fazer

Ao final do dia, elimine a lista antiga, não transfira a carga de itens não resolvidos para um novo dia. Todos os dias, crie uma nova. Isso irá influenciar seu sono de maneira positiva.

4. É melhor ter duas listas do que apenas uma

Crie duas listas: uma de papel e outra eletrônica. Na primeira, você pode incluir as tarefas diárias e, na eletrônica, completar a função de planejamento a longo prazo. Desta forma, em suas mãos você terá tarefas que precisam ser concluídas hoje e, as restantes, poderá pensar amanhã ou outro dia.

5. Evite reuniões desnecessárias

O segredo dos grandes diretores é poupar tempo nas reuniões. Nem todas, mas muitas das questões podem ser resolvidas por e-mail. Isso ocupará menos tempo do que reuniões e explicações verbais.

6. Crie uma cronologia

Se você quiser tentar algo diferente de listas, é possível criar uma rotina diária. Imagine o seu dia na forma de uma história, planeje sua cronologia. Ao colocar em um calendário todas as coisas que precisa fazer, notará que algumas podem ser agrupadas de maneira bem-sucedida. Por exemplo, fazer compras após sair do trabalho, que é caminho. Por outro lado, é preciso estar preparado porque, na realidade, as rotinas raramente respeitam a precisão matemática: ninguém pode mudar o tráfego de veículos ou evitar que uma reunião com o chefe se prolongue.

7. Planeje na parte da tarde

Crie uma lista de tarefas no final da tarde. Assim, na parte da manhã você já saberá exatamente o que precisa fazer ao longo do dia.

8. Planeje seu tempo!

Uma dica para aqueles que planejam demais ou, ao contrário, para aqueles que têm medo de sobrecarregar o dia com preocupações: além de escrever cada tarefa, atribua um tempo para cada uma delas. Com isso, a lista de coisas a fazer será mais realista. E não se esqueça de separar algum tempo para o seu descanso!

9. Realize primeiro as tarefas de que menos gosta

Primeiro, realize as tarefas mais desagradáveis e difíceis. Existe uma frase que diz: “Coma o sapo vivo primeiro”. Imagine que você precise acordar todas as manhãs e comer um sapo. Com certeza, essa será a pior parte do seu dia. Portanto, escolha aquilo de que menos gosta de fazer e execute isso logo no primeiro horário. Podem ser, por exemplo, os relatórios para o chefe ou agendar uma consulta com o dentista — este método funciona tanto na vida pessoal quanto profissional. Para mais detalhes sobre isso e muitos métodos de gerenciamento de tempo, você pode consultar o livro de Brian Tracy: Comece pelo mais difícil: 21 ótimas maneiras de superar a preguiça e se tornar altamente eficiente e produtivo.

10. Não sobrecarregue o seu cérebro

Aprenda a manter em sua mente apenas os problemas mais importantes. Para o resto, há possibilidade de planejamento. Isso permitirá que você evite os frequentes sentimentos de ansiedade.

11. Divida as grandes tarefas em partes

Se você não tiver tempo, força ou desejo suficientes para realizar alguma grande tarefa e procrastiná-la dia após dia, nunca irá terminar. Por isso, divida-a em partes. O principal é começar. Caso contrário, existe o risco de criar um grande “cemitério” de tarefas.

12. Regra do “1-3-5”

Experimente o princípio “1-3-5”: todos os dias, planeje uma tarefa que exija muito esforço, 3 médias e 5 pequenas. Se desejar, você pode modificar a fórmula para “2-2-5”.

13. Misture os tipos de tarefas

Não coloque duas ou mais tarefas do mesmo tipo consecutivamente. É mais provável que não consiga completar a segunda. Misture questões intelectuais, tarefas domésticas monótonas e aquelas que exigem uma carga de trabalho física.

14. Ouça com atenção os seus desejos

Não se engane. Por exemplo, depois de completar todos os assuntos importantes, o restante não será completado de acordo com uma certa ordem, mas sim por sua própria vontade.

15. Não esqueça os estímulos

Recompense-se diariamente por completar as tarefas. Pode ser desde uma xícara de chá ou café com seu livro favorito até uma compra extraordinária que há tempos queria fazer. Elogie-se no final de cada dia quando cumprir seu planejamento.

Quais segredos ajudam você a organizar seu dia com a máxima eficácia?